Kundcase
Från spretig till sammanhållen – för en effektiv informationsförvaltning
En välfungerande informationsförvaltning är lika viktigt som det är komplext. I detta uppdrag stöttade Governo Västerås stad med att ge handlingskraft i deras arbete för en effektiv informationsförvaltning.
Därför är informationsförvaltning viktigt
Informationsförvaltning pekas ut av både nationella och internationella aktörer som en grundläggande förutsättning för att möta framtiden. Kraven på hur information hanteras inom offentlig sektor förändras, samtidigt som möjligheterna till att nyttja information har förbättrats.
Information ska vara användbar och tillräcklig för dem som behöver den. Lika viktigt är att informationen är och förblir riktig och tillförlitlig för att säkerställa en hög informationskvalitet. En god informationsförvaltning är dessutom en viktig förutsättning för att utnyttja digitaliseringens möjligheter.
För att möjliggöra detta krävs det att styrning, organisering, process och strategi för informationsförvaltningen möter de krav, förväntningar och behov som existerar, både inom och utanför organisationen.
Bakgrund till uppdraget
För att få en helhetsbild av hur informationsförvaltningen ser ut i Västerås stad idag och hur de kan utveckla sitt arbete önskade Västerås stad genomföra en förstudie. För stöd i genomförandet av denna förstudie anlitades Governo.
Hur stöttade vi kunden?
Med utgångspunkt att stärka Västerås stads informationsförvaltning, kartlagde Governo hur informationsförvaltningen ser ut i idag i Västerås stad och det önskade läget framåt. För att skapa en ram för datainsamlingen utgick kartläggningen ifrån strategi, organisering och styrning – tre centrala perspektiv som tillsammans har en stor påverkan på informationsförvaltningen.
Arbetet bedrevs i nära samverkan med både förvaltningar, stadsarkiv och stadsledningskontoret där flertalet intervjuer och workshops med utvalda nyckelaktörer genomfördes. För att sätta förstudien och Västerås stads informationsförvaltning i ett större perspektiv genomfördes även en omvärldsanalys där Governo fördjupade sig i fyra andra offentliga aktörers arbete med frågan.
Vad blev resultatet?
Arbetet resulterade i en förstudie hur informationsförvaltningen ser ut i idag i Västerås stad och det önskade läget framåt. För att kunna ta ett helhetsgrepp kring frågan och säkerställa en gemensam förflyttning och handlingskraft inom området tog Governo även fram en handlingsplan med konkreta aktiviteter för hur Västerås stad kan agera på kort och lång sikt för att ta sig mot det önskade läget.