Upphandling av koncerngemensamt ekonomisystem (SUNE) – Stockholms stad

Varför ett koncerngemensamt system?

Stockholms stads förvaltningar arbetade sedan ett antal år tillbaka i ett gemensamt system – 2011 var frågan om även bolagen skulle kunna inkluderas. I en strategisk förstudie genomförd av Governo analyserades olika scenarier, där staden valde att gå mot ett beslut om att upphandla ett koncerngemensamt system för sina då 31 förvaltningar och 17 bolag (samt dotterbolag). De huvudsakliga argumenten handlade om ökad koncernnytta, möjligheter till effektivisering och konsolidering samt andra stordriftsfördelar. En viktig del i analysen utgjordes också av en kalkyl med förväntade kostnader samt besparingsmöjligheter.

Att leda en av Sveriges största upphandlingar

2012 fattade kommunfullmäktige beslut om upphandling av ett koncerngemensamt system, och ansvaret landade på stadens finansavdelning att driva arbetet. Governo upphandlades genom avrop på stadens management-avtal och arbetade i roller som extern huvudprojektledare och processledare inom olika områden. Arbetet bedrevs i flera olika delprojekt, organiserade utifrån de processer som ingick i upphandlingsobjektet. Ett nu- och börläge arbetades fram, liksom en kravspecifikation. Dessutom gjordes arbete med stadens ekonomimodell inkl. kod- och kontoplan, samt en nollmätning som visade på nuläget vad gäller kostnader, processer och åsikter om dagens ekonomisystem.

Därefter inleddes arbetet med själva upphandlingen, som genomfördes som en förhandlad upphandling i två steg. Underlag skrevs fram och upphandlingsprocessens olika steg genomfördes. En viktig del i arbetet var de visningar där olika krav betygsattes utifrån upphandlingens utvärderingsmodell, liksom slutförhandlingen med vald leverantör (UNIT4 Agresso) för att bl.a. förklara och förtydliga lösning samt prismodell.

Att arbeta hand i hand med kunden

Vilka var då de viktigaste framgångsfaktorerna i uppdraget? Som vi ser det så handlade det bl.a. om att jobba med processerna före systemet upphandlades samt hur uppdraget bemannades och leddes. Under de år som arbetet pågick bestod projektorganisationen av ett stort antal olika personer, anställda inom staden och konsulter. Alla arbetade mot samma projektmål, oavsett organisatorisk tillhörighet. Genom inlåningen av medarbetare från olika förvaltningar och bolag höjdes stadens kunskap i frågorna och grunden för en god förankring lades. För Governos konsulter innebar projektet att få jobba nära kunden – något som vi alltid strävar efter i våra projekt. Efter slutfört uppdrag har vi fortsatt att stötta staden i olika projekt inom ekonomiområdet, där förkunskaperna via SUNE-projektet har varit ovärderliga.

Vill du veta mer? Kontakta Caroline Andersson, VD på Governo.